Короткий підсумок: Google Workspace заощаджує кошти для команд, що працюють у браузері та мають змінний склад учасників, тоді як Microsoft 365 вигідний, коли настільні програми Office замінюють додаткове програмне забезпечення — лише його 1 ТБ пам’яті на користувача може компенсувати дешевші плани для команд з великою кількістю файлів. Річна оплата знижує витрати лише тоді, коли всі місця залишаються активними, заощаджуючи команді з п’яти осіб 168 доларів на рік. Бізнес-програмне забезпечення стає дешевшим, коли ручні завдання, як-от відстеження продажів або подальші дії з клієнтами, займають більше часу, ніж коштує саме програмне забезпечення.
Для п'яти маркетологів два плани по 7 доларів за користувача можуть коштувати дуже по-різному. Google Workspace підходить для офісної продуктивності, орієнтованої на браузер, і для зміни робочих місць. Microsoft 365 вигідний, коли настільні програми замінюють додаткове програмне забезпечення. Цей порівняльний аналіз офісної продуктивності враховує ціну, виставлення рахунків, зберігання, додаткові компоненти та адміністративну роботу. Він показує, яка конфігурація офісної продуктивності скорочує загальну вартість для кожного робочого процесу невеликої команди.
Бізнес-програмне забезпечення проти офісних інструментів: Порівняння витрат
| Google Workspace | Microsoft 365 | |
|---|---|---|
| Початкова ціна річного плану | $7 за користувача/місяць для Business Starter | 7 доларів за користувача/місяць для Business Basic |
| Гнучка місячна ціна | $8.40 за користувача/місяць для Business Starter | 8,40 доларів США за користувача/місяць для Business Basic |
| Основна модель продуктивності | Хмарна співпраця та браузерні додатки | Інтегровані програми Microsoft з веб-, мобільною та настільною версіями |
| Зберігання включено | 30 ГБ спільного сховища на користувача в Starter | 1 ТБ на користувача в Business Basic |
| Найкращий сценарій економії коштів | Розподілені команди зі змінними місцями та робочими процесами, орієнтованими на браузер | Команди, яким потрібні настільні офісні програми та робочі процеси Microsoft |
Як Google Workspace та Microsoft 365 порівнюються
Google Workspace
Google Workspace підходить для розподілених команд, які працюють переважно в браузері. Його спільні файли та модель редагування в реальному часі можуть зменшити тертя при зміні користувачів.
Microsoft 365
Microsoft 365 підходить для команд, які працюють з файлами Office, Teams та настільними програмами. Він пропонує веб-, мобільні та настільні варіанти в різних планах.
Де ціна підписки насправді заощаджує гроші
Річні плани проти гнучких платежів
Річна оплата заощаджує гроші лише тоді, коли кожне місце залишатиметься активним. Microsoft 365 Business Standard коштує $14 за користувача/місяць щорічно проти 16,80 доларів США на місяць , згідно з Ціни Microsoft .
Вибирайте щомісячну оплату для підрядників, короткострокових проектів або невизначеного найму. Знижка не є економією, якщо ліцензії залишаються невикористаними.
Перевірка витрат для команди з п’яти осіб
| План | Щомісячна вартість команди | Річна вартість команди |
|---|---|---|
| Щомісячна оплата | $84 | $1,008 |
| Річна угода | $70 | $840 |
Стабільна команда з п’яти осіб заощаджує 168 доларів на рік . Перевіряйте ліцензії щокварталу, а потім видаляйте невикористані.
Також читайте: SaaS для малого бізнесу проти бізнес-програм: що заощаджує більше?
Включені інструменти, які змінюють загальну вартість володіння
Коли включене сховище цінніше за нижчу ціну
Недорогий офісний пакет може коштувати дорожче, якщо ви також купуєте сховище файлів. Плани Microsoft 365 Business включають 1 ТБ хмарного сховища на користувача , згідно з Деталі плану Microsoft . Це важливо для команд, які діляться відео для клієнтів, файлами дизайну та звітами.
| Перевірити | Чому це впливає на вартість |
|---|---|
| Розмір спільних файлів | Великі файли збільшують потреби у зберіганні |
| Кількість користувачів | Сховище додається за користувача |
Додайте вартість кожного відсутнього інструменту, перш ніж називати план дешевшим.
Настільні програми можуть замінити іншу підписку
Встановлені Word, Excel, PowerPoint та Outlook можуть усунути потребу в окремих інструментах для роботи з документами. Microsoft 365 Apps for business включає настільні програми та 1 ТБ сховища на користувача.
- Перелічіть програми, за які платить ваша команда.
- Позначте інструменти, які вже охоплює пакет.
- Залишайте лише інструменти з чітким розривом.
- Робота в автономному режимі може виправдати доступ до настільних програм.
- Команди, що використовують лише браузер, можуть цього не потребувати.
Також читайте: Топ-9 програмних рішень для бізнесу для команд, що зростають
Який варіант коштує менше для робочого процесу вашої команди?
Офісні інструменти коштують дешевше якщо ваша команда переважно пише, ділиться файлами, бронює зустрічі та відстежує прості завдання. Вони уникають додаткового навчання та зберігають роботу в одному знайомому місці.
Бізнес-програмне забезпечення коштує дешевше коли ручна передача стає рутиною. Вибирайте її для відстеження потенційних клієнтів, підтримки клієнтів, запасів або повторюваних маркетингових завдань. SBA попереджає, що дублюючі інструменти та ручні обхідні шляхи тихо збільшують витрати, тоді як пов'язані системи можуть зменшити повторний ввід даних. Його контрольний список програмного забезпечення також наголошує, що складність може призвести до додаткових витрат на налаштування та понаднормову роботу.
| Ваш робочий процес | Більш вигідний вибір |
|---|---|
| Спільні документи та базове планування | Офісні інструменти |
| Повторювані етапи продажів або підтримки | Бізнес-програмне забезпечення |
Додавайте програмне забезпечення лише після того, як одне завдання витрачає час щотижня.
Також читайте: https://saasguru.info/appsumo-sumo-day/
Що вибрати: Бізнес-програмне забезпечення чи Офісні інструменти?
Виберіть офісні інструменти для невеликої команди, яка в основному пише, ділиться файлами та відстежує прості завдання. Вибирайте бізнес-програмне забезпечення коли ручна передача, пропущені наступні кроки або прогалини у звітності коштують реального часу.
| Ваша ситуація | Кращий вибір |
|---|---|
| Базові документи та спільні календарі | Офісні інструменти |
| Повторні робочі процеси продажів, клієнтів або замовлень | Бізнес-програмне забезпечення |
Включіть потреби в безпеці та доступі до загальної вартості. Рекомендації NIST рекомендує підхід, заснований на ризиках, для малого бізнесу.
Скоротіть регулярні витрати на програмне забезпечення, не втрачаючи ключових функцій. Ознайомтеся з перевіреними довічними пропозиціями та інструментами WordPress за адресою SaasGuru .
Часті запитання
Q1: Порівняти бізнес-програмне забезпечення для малих команд?
Бізнес-програмне забезпечення заощаджує більше, коли воно замінює ручну передачу завдань, відстежує продажі або автоматизує повторну роботу. Офісні інструменти коштують дешевше для простого написання текстів, таблиць та спільних файлів.
Q2: Коли команді слід платити за бізнес-програмне забезпечення?
Платіть, коли пропущені завдання, дублювання даних або повільні подальші дії коштують дорожче, ніж щомісячна плата.
Q3: Чи дешевші довічні угоди, ніж підписки?
Вони можуть бути, якщо інструмент відповідає вашому робочому процесу та пропонує надійні оновлення. Спочатку перевірте ліміти, підтримку та параметри експорту.
Висновок
Офісні інструменти коштують дешевше для простих завдань. Бізнес-програмне забезпечення виграє, коли спільні робочі процеси скорочують повторні завдання, помилки та час на адміністрування. Примітки NIST хмарні сервіси можуть підвищити гнучкість, але перевірте безпеку та регулярні платежі.
