Краткая сводка: Google Workspace экономит деньги для браузерных команд с меняющимися местами, в то время как Microsoft 365 окупается, когда настольные приложения Office заменяют дополнительное программное обеспечение — только его 1 ТБ хранилища на пользователя может компенсировать более дешевые планы для команд с большим объемом файлов. Ежегодная оплата снижает затраты только в том случае, если все места остаются активными, экономя команде из пяти человек 168 долларов в год. Бизнес-программное обеспечение становится дешевле, когда ручные задачи, такие как отслеживание продаж или последующие действия с клиентами, занимают больше времени, чем само программное обеспечение.
Для пяти маркетологов два плана по 7 долларов на пользователя могут стоить по-разному. Google Workspace подходит для браузерной офисной работы и смены мест. Microsoft 365 окупается, когда настольные приложения заменяют дополнительное программное обеспечение. Это сравнение офисной продуктивности взвешивает цену, оплату, хранилище, дополнения и административную работу. Оно показывает, какая офисная продуктивность снижает общую стоимость для каждого рабочего процесса небольшой команды.
Бизнес-программное обеспечение против офисных инструментов: Сравнение стоимости
| Google Workspace | Microsoft 365 | |
|---|---|---|
| Начальная цена годового плана | 7 долларов за пользователя в месяц для Business Starter | 7 долларов за пользователя в месяц для Business Basic |
| Гибкая ежемесячная цена | 8,40 $ за пользователя в месяц для Business Starter | 8,40 $ за пользователя в месяц для Business Basic |
| Основная модель продуктивности | Облачные совместные и браузерные приложения | Интегрированные приложения Microsoft с веб-, мобильными и настольными уровнями |
| Включено хранилище | 30 ГБ общего хранилища на пользователя в Starter | 1 ТБ на пользователя в Business Basic |
| Лучший сценарий экономии | Распределенные команды с меняющимися местами и браузерными рабочими процессами | Команды, нуждающиеся в настольных приложениях Office и рабочих процессах Microsoft |
Сравнение Google Workspace и Microsoft 365
Google Workspace
Google Workspace подходит для распределенных команд, которые работают в основном в браузере. Общие файлы и модель редактирования в реальном времени могут уменьшить трения при смене сотрудников.
Microsoft 365
Microsoft 365 подходит командам, привязанным к файлам Office, Teams и настольной работе. Он предлагает веб-, мобильные и настольные варианты в разных планах.
Где цена подписки действительно экономит деньги
Годовые планы против гибкой оплаты
Ежегодная оплата экономит деньги только тогда, когда каждое место останется активным. Microsoft 365 Business Standard стоит 14 $ за пользователя в месяц при годовой оплате против 16,80 долларов в месяц , согласно Цены Microsoft .
Выбирайте ежемесячную оплату для подрядчиков, краткосрочных проектов или неопределенного найма. Скидка — это не экономия, если лицензии остаются неиспользованными.
Проверка затрат для команды из пяти человек
| План | Ежемесячная стоимость команды | Годовая стоимость команды |
|---|---|---|
| Ежемесячная оплата | $84 | $1,008 |
| Годовое обязательство | $70 | $840 |
Стабильная команда из пяти человек экономит 168 $ в год . Проверяйте количество мест каждый квартал, затем удаляйте неиспользуемые лицензии.
Также читайте: SaaS для малого бизнеса против бизнес-программ: что экономит больше?
Включенные инструменты, которые меняют общую стоимость владения
Когда включенное хранилище ценнее, чем более низкая цена
Недорогой офисный пакет может стоить дороже, если вы также покупаете хранилище файлов. Планы Microsoft 365 Business включают 1 ТБ облачного хранилища на пользователя , согласно Детали плана Microsoft . Это важно для команд, которые делятся клиентскими видео, дизайнерскими файлами и отчетами.
| Проверить | Почему это влияет на стоимость |
|---|---|
| Размер общего файла | Большие файлы увеличивают потребности в хранении |
| Количество пользователей | Хранилище добавляется за пользователя |
Добавьте цену каждого недостающего инструмента, прежде чем называть план дешевле.
Настольные приложения могут заменить другую подписку
Установленные Word, Excel, PowerPoint и Outlook могут избавить от необходимости в отдельных инструментах для работы с документами. Microsoft 365 Apps for business включает настольные приложения и 1 ТБ хранилища на пользователя.
- Перечислите приложения, за которые платит ваша команда.
- Отметьте инструменты, которые уже охватывает пакет.
- Оставляйте только инструменты с явным преимуществом.
- Автономная работа может оправдать доступ к рабочему столу.
- Командам, работающим только в браузере, это может не понадобиться.
Также читайте: Топ-9 бизнес-программ для растущих команд
Какой вариант обходится дешевле для рабочего процесса вашей команды?
Офисные инструменты стоят дешевле если ваша команда в основном пишет, обменивается файлами, бронирует встречи и отслеживает простые задачи. Они избегают дополнительного обучения и держат работу в одном привычном месте.
Бизнес-программное обеспечение стоит дешевле когда ручные передачи становятся рутиной. Выбирайте его для отслеживания потенциальных клиентов, поддержки клиентов, управления запасами или повторяющихся маркетинговых задач. SBA предупреждает, что дублирование инструментов и ручные обходные пути незаметно увеличивают расходы, в то время как связанные системы могут сократить повторный ввод данных. Список его программного обеспечения также подчеркивает, что сложность может увеличить расходы на настройку и сверхурочную работу.
| Ваш рабочий процесс | Более дешевый вариант |
|---|---|
| Общие документы и базовое планирование | Офисные инструменты |
| Повторные продажи или этапы поддержки | Бизнес-программное обеспечение |
Добавляйте программное обеспечение только после того, как одна задача будет отнимать время каждую неделю.
Также читайте: https://saasguru.info/appsumo-sumo-day/
Что выбрать: бизнес-программное обеспечение или офисные инструменты?
Выбрать офисные инструменты для небольшой команды, которая в основном пишет, обменивается файлами и отслеживает простые задачи. Выберите бизнес-программное обеспечение когда ручная передача задач, пропущенные последующие действия или пробелы в отчетности стоят реального времени.
| Ваша ситуация | Лучший выбор |
|---|---|
| Базовые документы и общие календари | Офисные инструменты |
| Повторные продажи, клиентские или заказные рабочие процессы | Бизнес-программное обеспечение |
Учитывайте потребности в безопасности и доступе в общей стоимости. Руководство NIST рекомендует подход, основанный на оценке рисков, для малого бизнеса.
Сократите повторяющиеся расходы на программное обеспечение, не теряя ключевых функций. Изучите проверенные пожизненные предложения и инструменты WordPress на SaasGuru .
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Сравните бизнес-программное обеспечение для небольших команд?
Бизнес-программное обеспечение экономит больше, когда оно заменяет ручную передачу задач, отслеживает продажи или автоматизирует повторяющуюся работу. Офисные инструменты стоят дешевле для простого написания текстов, работы с таблицами и обмена файлами.
В2: Когда команде следует платить за бизнес-программное обеспечение?
Платите, когда пропущенные задачи, дублирование данных или медленные последующие действия стоят дороже ежемесячной платы.
В3: Пожизненные предложения дешевле подписок?
Они могут быть, если инструмент подходит для вашего рабочего процесса и предлагает надежные обновления. Сначала проверьте лимиты, поддержку и параметры экспорта.
Заключение
Офисные инструменты стоят дешевле для простой работы. Бизнес-программное обеспечение выигрывает, когда общие рабочие процессы сокращают повторяющиеся задачи, ошибки и время на администрирование. Примечания NIST облачные сервисы могут повысить гибкость, но проверьте безопасность и регулярные платежи.
